建設業の決算変更届の提出期限と手続きを徹底解説

群馬県伊勢崎市のエクリ行政書士事務所、代表の高山秀康です。建設業許可を取得した事業者の皆様は、毎年必ず提出しなければならない重要な書類があります。それが「決算変更届」です。

決算変更届は建設業許可を維持するために欠かせない手続きですが、意外と見落とされがちです。提出期限を過ぎてしまうと、建設業許可の更新や業種追加ができなくなるなど、事業に大きな影響を及ぼします。

この記事では、建設業の決算変更届について、提出期限や必要書類、提出方法など、実務に役立つ情報を詳しく解説します。期限内に漏れなく提出するためのポイントも紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

決算変更届とは？提出が必要な理由

決算変更届とは、建設業許可を取得している事業者が、毎年の決算終了後に監督官庁へ提出することが義務付けられている書類です。名称は自治体によって「決算報告書」「年次報告書」「事業年度終了報告書」などと呼ばれることもあります。

この届出は、建設業法第11条第2項に基づく法定義務となっています。建設業許可を取得した以上、決算の内容に変更がなくても、毎年必ず提出しなければなりません。

決算変更届が必要な理由は主に以下の3つです。

• 建設業者の経営状況を監督官庁が把握するため
• 建設業許可の要件（財産的要件など）を継続して満たしているかを確認するため
• 工事実績を証明する公的な記録として活用するため

つまり、決算変更届は単なる事務手続きではなく、建設業者としての適格性を毎年証明する重要な書類なのです。私の事務所でも多くの建設業者様から決算変更届の作成・提出のご依頼をいただきますが、その重要性をしっかりとご理解いただくようにしています。

決算変更届の提出期限はいつまで？

決算変更届の提出期限は、事業年度終了後4か月以内と法律で定められています。この期限は全国共通で、都道府県によって異なることはありません。

例えば、3月末決算の法人であれば7月末日まで、12月末決算の個人事業主であれば翌年4月末日までが提出期限となります。この期限を過ぎると建設業法違反となり、最悪の場合「6か月以下の懲役または100万円以下の罰金」という罰則が科される可能性もあります。

実際には、まず行政指導が入ることが多いですが、期限を守ることは建設業者としての基本的な義務です。私の経験上、決算変更届の提出忘れが原因で許可更新ができず、急遽対応に追われるケースを何度も見てきました。

提出期限に関して、もう一つ重要なポイントがあります。決算後は税務申告も必要ですが、その期限は法人税の場合2か月以内（延長申請で3か月）、所得税の場合3か月以内です。つまり、税務申告を終えてから決算変更届の準備を始めると、実質1〜2か月しか猶予がないことになります。

どうですか？意外と時間がないと感じませんか？

そのため、税務申告と並行して決算変更届の準備を進めることをお勧めします。特に、工事経歴書の作成には時間がかかることが多いので、早めの準備が大切です。

決算変更届に必要な書類一覧

決算変更届に必要な書類は、法人と個人事業主で若干異なります。また、都道府県によって様式や提出部数が異なる場合がありますので、許可を受けた行政庁の最新情報を確認することが重要です。

基本的に必要となる書類は以下の通りです。

法人・個人共通の必要書類

• 変更届出書（表紙）
• 工事経歴書（様式第2号）
• 直前3年の各事業年度における工事施工金額（様式第3号）
• 納税証明書（法人：法人税・事業税・法人県民税、個人：所得税・事業税）

法人の場合の追加書類

• 貸借対照表（様式第15号）
• 損益計算書（様式第16号）
• 完成工事原価報告書
• 株主資本等変動計算書（様式第17号）
• 注記表（様式第17号の2）
• 事業報告書（株式会社のみ、特例有限会社は除く）

個人事業主の場合の追加書類

• 貸借対照表（様式第18号）
• 損益計算書（様式第19号）

また、決算以外の変更があった場合は、以下の書類も提出が必要です。

• 使用人数（様式第4号）- 従業員数に変更があった場合
• 建設業法施行令第3条に規定する使用人の一覧表（様式第11号）- 支店長等に変更があった場合
• 定款 – 変更があった場合（法人のみ）
• 健康保険等の加入状況（様式第7号の3または第20号の3）- 社会保険加入状況に変更があった場合

書類の様式は各都道府県のホームページからダウンロードできることが多いですが、様式が改正されることもあるので、必ず最新のものを使用してください。

決算変更届を提出しないとどうなる？

「忙しくて提出を忘れていた」「必要性を知らなかった」という理由で決算変更届を提出していない建設業者様は少なくありません。しかし、提出しないことによる影響は想像以上に大きいものです。

決算変更届を提出しなかった場合、以下のような深刻な問題が発生します。

建設業許可の更新ができなくなる

建設業許可は5年ごとに更新が必要ですが、過去の決算変更届がすべて提出されていることが更新の前提条件となっています。提出していない年度があると、まずそれらをすべて提出しない限り、更新申請自体を受け付けてもらえません。

許可の更新期限は厳格で、1日でも過ぎると一切受け付けてもらえず、新規申請からやり直しとなります。その間、建設工事を請け負えなくなる可能性もあり、事業に大きな支障をきたします。

業種追加申請ができない

新たな事業展開のために建設業許可の業種を追加したい場合も、決算変更届が提出されていないと申請を受け付けてもらえません。取引先から急に業種追加を求められても対応できず、ビジネスチャンスを逃してしまうことになります。

取引先からの信用低下

決算変更届の提出状況は、行政庁で閲覧できる公開情報です。取引先や金融機関が調査することもあり、提出を怠っていると「法令遵守の意識が低い会社」「経営管理体制が不十分な会社」という印象を与えかねません。

特に公共工事では、コンプライアンスが重視される傾向が強まっており、法定手続きを適切に行っているかどうかが評価対象となることもあります。

工事実績の証明ができない

決算変更届に含まれる工事経歴書は、過去の工事実績を証明する公的な記録となります。これが提出されていないと、入札参加資格審査や経営事項審査（経審）において、工事実績を適切に評価してもらえない可能性があります。

「提出していなくても特に何も言われなかった」という声を聞くこともありますが、それは単に行政側から催促がなかっただけであり、法的義務が免除されたわけではありません。いざというときに大きな問題となるリスクを抱えている状態です。

決算変更届の作成・提出方法

決算変更届の作成は、税務申告書類をベースにしますが、建設業法に沿った形式に修正する必要があります。特に初めて作成する方にとっては、かなり手間のかかる作業です。

ここでは、作成から提出までの流れと、自分で作成する際の注意点を解説します。

作成から提出までの基本的な流れ

1. 必要書類の様式を入手する（各都道府県のホームページからダウンロード可能）
2. 決算関係書類（貸借対照表、損益計算書など）を作成する
3. 工事経歴書を作成する（前年度に完成した工事と未成工事を記載）
4. 直前3年の工事施工金額を集計する
5. 納税証明書を取得する（税務署・都道府県税事務所で発行）
6. その他必要書類を揃える（変更があった場合）
7. 提出書類を所定の部数用意する（通常2〜3部）
8. 許可行政庁の窓口に提出する

自分で作成する際の注意点

決算変更届を自分で作成する場合は、以下の点に特に注意が必要です。

• 工事経歴書は、税務申告上の完成工事と未成工事を正確に反映させる
• 工事種類は建設業許可を受けている業種に合致させる
• 財務諸表は税務申告書類の数値と整合させる
• 使用する様式は必ず最新のものを使用する
• 記載内容に漏れや誤りがないかダブルチェックする
• 提出期限（決算後4か月以内）を厳守する

特に工事経歴書の作成は手間がかかります。工事名称、発注者名、工事種類、工事内容、請負代金額、着工・完成年月日などを正確に記載する必要があります。過去の契約書や注文書を確認しながら丁寧に作成しましょう。

また、財務諸表は税務申告書類をそのまま使えるわけではなく、建設業法に沿った様式に転記する必要があります。数字の転記ミスがないよう細心の注意が必要です。

決算変更届の提出を忘れてしまった場合の対処法

「数年分の決算変更届を提出していないことに気づいた」というケースは珍しくありません。そのような場合でも、あわてずに適切に対応することが大切です。

まずは、未提出の決算変更届をすべて作成し、提出する必要があります。過去に遡って作成するのは大変ですが、建設業許可を維持するためには避けて通れない道です。

過去分をまとめて提出する場合の注意点

• 古い年度の納税証明書は取得できない場合があるため、その場合は始末書の提出が必要
• 過去の工事記録を正確に再現するため、契約書や注文書などの資料を整理する
• 各年度ごとに決算変更届一式を作成し、年度別に分けて提出する
• 提出時に経緯を説明し、今後は期限内に提出する旨を伝える

なお、納税証明書は通常3〜4年分しか取得できないため、それ以前の年度分については「納税証明書が取得できない理由と今後は適切に対応する」旨を記載した始末書を添付することになります。

過去分の決算変更届をまとめて作成するのは非常に手間がかかる作業です。特に工事経歴書の作成には時間を要します。許可の更新期限が迫っている場合は、行政書士などの専門家に依頼することも検討すべきでしょう。

今後の再発防止策

一度提出忘れを経験した方は、再発防止のために以下のような対策を講じることをお勧めします。

• 決算月から4か月後の提出期限をカレンダーに登録し、アラートを設定する
• 税理士と連携し、決算処理と同時に決算変更届の準備を進める体制を整える
• 工事情報を日常的に整理し、工事経歴書の作成を容易にする
• 担当者を明確に決め、引継ぎも確実に行う
• 必要に応じて行政書士などの専門家に定期的な作成・提出を依頼する

決算変更届の提出は、建設業許可を維持するための「定期健診」のようなものです。毎年確実に対応することで、許可更新時のトラブルを未然に防ぐことができます。

まとめ：決算変更届は建設業許可維持の基本

建設業の決算変更届は、単なる事務手続きではなく、建設業許可を維持するための重要な法定義務です。提出期限は決算後4か月以内と定められており、この期限を守ることが何よりも大切です。

決算変更届を提出しないと、建設業許可の更新や業種追加ができなくなるだけでなく、取引先からの信用低下や工事実績の証明ができないなど、事業に大きな影響を及ぼします。

書類作成は確かに手間のかかる作業ですが、計画的に準備を進めれば十分に対応可能です。特に初めて作成する方や、過去に提出漏れがある方は、専門家のサポートを受けることも検討してください。

当事務所では、建設業許可申請だけでなく、決算変更届の作成・提出代行も承っております。「書類作成の時間がない」「正確に作成する自信がない」という方は、お気軽にご相談ください。建設業許可に関する豊富な経験と専門知識で、皆様の許可維持をサポートいたします。

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