群馬県伊勢崎市のエクリ行政書士事務所、代表の高山秀康です。許認可申請の電子化が進む現在、多くの事業者様から「電子申請の方法がわからない」というご相談をいただきます。そこで今回は、許認可の電子申請方法について初心者の方でもわかりやすく解説していきます。
電子申請は従来の紙での申請と比べて、24時間いつでも申請可能、窓口に行く手間が省ける、申請状況がリアルタイムで確認できるなど、多くのメリットがあります。しかし初めて利用する方にとっては、準備や手順がわかりにくいという課題もあります。
この記事では、電子申請の基本から具体的な申請手順、よくあるトラブルの対処法まで、実際の申請経験をもとに詳しく解説します。許認可申請の電子化対応でお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
電子申請とは？基本的な仕組みと必要なもの
電子申請とは、従来紙で行っていた行政手続きをインターネットを通じて行うシステムです。窓口の営業時間に縛られず、24時間365日いつでも申請できる便利なサービスとなっています。
電子申請を行うためには、主に以下のものが必要です。
- インターネットに接続されたパソコン
- e-Govアカウントなどの電子申請用アカウント
- 電子申請用アプリケーション（システムによって異なります）
- 電子証明書（申請内容によって必要な場合があります）
特に重要なのがアカウントの取得です。多くの行政手続きでは、e-Govと呼ばれる電子政府の総合窓口を利用します。このe-Govアカウントは、簡単な手順で取得でき、多くの許認可申請で活用できる便利なものです。
また、申請内容によっては専用のアプリケーションをインストールする必要があります。これらは各省庁や自治体のウェブサイトからダウンロードできるようになっています。
電子申請の準備：アカウント取得からアプリインストールまで
電子申請を始めるための第一歩は、アカウントの取得です。ここではe-Govアカウントを例に説明します。
e-Govアカウントの取得手順
e-Govアカウントの取得は、以下の3ステップで完了します。所要時間は5〜10分程度です。
- 仮登録：メールアドレスを入力
- メール確認：届いたメールに記載のURLにアクセス
- 本登録：パスワード設定などの情報入力
アカウント登録の際は、普段よく使用するメールアドレスを使うことをおすすめします。このメールアドレスを忘れてしまうと、ログインできなくなる可能性があるためです。
なお、e-Gov以外にも、GビズIDやMicrosoftアカウントなど、すでにお持ちのアカウントで電子申請できるケースもあります。申請する手続きによって利用できるアカウントが異なるため、事前に確認しておくとよいでしょう。
電子申請アプリケーションのインストール
多くの電子申請では専用のアプリケーションが必要です。e-Gov電子申請の場合、WindowsとmacOS両方に対応したアプリケーションが提供されています。
アプリケーションのインストール手順は比較的シンプルですが、OSによって若干異なります。公式サイトからダウンロードし、画面の指示に従ってインストールを進めましょう。
アプリケーションは定期的にアップデートされることがあります。古いバージョンでは申請できないケースもあるため、常に最新版を使用することをおすすめします。
許認可の電子申請手順：実際の流れを解説
アカウントとアプリケーションの準備ができたら、いよいよ実際の申請に進みます。ここでは一般的な許認可申請の流れを解説します。
申請手続きの検索と選択
申請手続きの検索と選択まず、e-Gov電子申請サイトにログインし、申請したい手続きを検索します。キーワードや省庁名から検索できるため、目的の手続きを見つけやすくなっています。
手続きを選択すると、申請に必要な情報や添付書類の一覧が表示されます。この段階で必要書類を確認し、事前に準備しておくとスムーズです。
申請情報の入力と書類の添付
申請フォームに必要事項を入力していきます。基本情報（氏名、住所など）から始まり、申請内容に応じた専門的な情報まで入力する必要があります。
また、必要に応じて書類を電子データとして添付します。書類はPDF形式が一般的ですが、システムによって対応フォーマットが異なる場合があります。
入力途中でも一時保存できる機能があるため、時間がかかる場合は途中で保存し、後日続きから入力することも可能です。
申請内容の確認と送信
すべての情報を入力したら、申請内容を確認します。この段階で誤りがないか十分にチェックしましょう。
内容に問題がなければ送信ボタンをクリックします。送信後は受付番号が発行されるため、この番号を控えておくことをおすすめします。
申請後の状況はマイページで確認できます。審査状況や追加書類の要請などがあれば、ここで確認できるようになっています。
電子申請の種類と特徴：業種別の申請システム
許認可の電子申請は、業種や申請内容によって利用するシステムが異なります。ここでは主な申請システムとその特徴を紹介します。
e-Gov電子申請システム
e-Govは政府が運営する電子申請の総合窓口です。2025年6月現在、2,306件の厚生労働省関連手続き、536件の国土交通省関連手続きなど、多くの行政手続きに対応しています。
特に労働保険や社会保険関連の手続き、各種許認可申請など、事業者が頻繁に行う手続きが多く含まれているのが特徴です。
業種別の専門申請システム
特定の業種や分野では、専用の電子申請システムが用意されていることがあります。例えば、再生可能エネルギー関連ではJPEA代行申請センター、保育施設関連では自治体ごとのシステムなどがあります。
これらの専門システムは、その業種特有の申請要件に対応した設計になっているため、入力項目や必要書類が最適化されています。
どのシステムを使うべきかは、申請する許認可の種類によって異なります。不明な場合は、所管する行政機関のウェブサイトで確認するか、直接問い合わせるとよいでしょう。
電子申請でよくあるトラブルと対処法
電子申請を行う際には、いくつかのトラブルが発生することがあります。ここでは代表的なトラブルとその対処法を紹介します。
システムエラーへの対応
アプリケーションが起動しない、途中で固まるなどのシステムエラーは比較的よく発生します。このような場合は、以下の対処法を試してみてください。
- ブラウザやアプリケーションを再起動する
- 別のブラウザで試してみる
- アプリケーションを最新版に更新する
- PCを再起動する
それでも解決しない場合は、各システムのサポートデスクに問い合わせるのが確実です。エラーコードがある場合は、それも伝えるとスムーズに対応してもらえます。
添付書類に関するトラブル
添付書類のファイル形式やサイズが対応していないというトラブルもよくあります。多くのシステムではPDF形式が推奨されていますが、ファイルサイズに上限があることが多いです。
大きなファイルは圧縮するか、複数のファイルに分割することで対応できる場合があります。また、スキャン時の解像度を下げることでファイルサイズを小さくすることも可能です。
申請後の修正方法
申請送信後に誤りに気づいた場合、システムによって対応方法が異なります。一部のシステムでは、審査前であれば取り下げて再申請できる機能があります。
しかし多くの場合、一度送信した申請の修正はシステム上でできないため、管轄の行政機関に直接連絡して対応方法を確認する必要があります。
電子申請のメリットと注意点：効率的な申請のために
最後に、電子申請のメリットと注意点をまとめておきます。これらを理解することで、より効率的に申請を進めることができるでしょう。
電子申請の主なメリット
電子申請には以下のようなメリットがあります。
- 24時間365日いつでも申請可能
- 窓口に行く時間と交通費の節約
- 申請状況をオンラインで確認できる
- 紙の書類作成・保管の手間が省ける
- 記入ミスが減少する（入力チェック機能あり）
特に複数の許認可申請を定期的に行う事業者にとっては、大幅な業務効率化につながります。
電子申請時の注意点
一方で、以下のような注意点もあります。
- 初回設定に時間がかかる場合がある
- システムの仕様変更や更新に対応する必要がある
- 電子証明書の有効期限管理が必要な場合がある
- セキュリティ対策（ウイルス対策ソフトの導入など）が重要
これらの注意点を踏まえた上で、計画的に申請準備を進めることが大切です。
まとめ：電子申請を活用して許認可手続きを効率化しよう
許認可の電子申請は、準備さえしっかりしておけば、初心者の方でも十分に活用できるシステムです。アカウント取得から申請完了まで、基本的な流れを理解しておくことで、スムーズな申請が可能になります。
電子申請は今後さらに普及していくことが予想されます。紙での申請に比べて多くのメリットがあるため、積極的に活用していくことをおすすめします。
ただし、許認可申請は事業運営に直結する重要な手続きです。不明点がある場合や複雑な申請の場合は、専門家のサポートを受けることも検討してください。
エクリ行政書士事務所では、電子申請を含む各種許認可申請のサポートを行っています。初めての方でも安心して申請できるよう、丁寧にサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。
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